Gerenciamento de Projetos
O gerenciamento de projetos é um conjunto de práticas utilizadas para fazer o planejamento, execução, monitoramento e controle dos projetos em uma organização.
Gerenciar projetos de forma eficiente facilita a comunicação e a coordenação da equipe, além de permitir um maior entendimento sobre os indicadores de desempenho.
Mas, afinal: para que serve o gerenciamento de projetos? Qual a diferença entre projeto e processo? Vamos te responder essas e outras perguntas!
O que é gerenciamento de projetos?
Na prática, o gerenciamento serve para auxiliar as atividades que foram estabelecidas, possibilitando um maior controle sobre a equipe envolvida no projeto. Ou seja, ter uma maior compreensão sobre o projeto que você tem encarregado ajuda na hora de colocá-lo em prática.
Portanto, é importante que tenhamos uma definição fixa sobre o que é um projeto. Então, nesse caso, podemos definir um projeto como um esforço temporário com o objetivo de estabelecer ou criar um produto ou serviço.
Então, basicamente, um projeto deve ter início, meio e fim pré-estabelecidos e com os custos e prazos delimitados.
Com isso em mente, vamos ver a principal diferença entre um projeto e um processo?
Projeto x Processo: qual a diferença?
É comum que as pessoas confundam os termos ou acreditem que, no fundo, possuem o mesmo significado.
Porém, existem diferenças bem evidentes entre esses dois termos. Vamos ver quais são:
Projeto
- Caráter temporário
- Tem início e fim definidos
- É progressivo
- Tem limitação de recursos
- Objetivo claro e viável
Processo
- Trabalho contínuo e repetitivo
- Resultados padronizados
- Objetivos atualizados periodicamente
Podemos afirmar que processo é uma sequência coordenada de atividades. Ou seja, o processo é repetitivo e gera o mesmo resultado várias vezes. Eles tendem a ser permanentes e correspondem de acordo com o processo organizacional de cada empresa.
Já os projetos acontecem em um tempo específico – que varia de acordo com o tamanho do projeto -, a fim de gerar algo novo ou diferente na empresa. Eles são conduzidos com um objetivo específico.
Agora que você já sabe a diferença entre processo e projeto, vamos entender o ciclo de vida de um projeto!
Fonte da imagem: Depositphotos
O ciclo de vida de um projeto consiste na divisão da gestão do projeto em fases menores, pelas quais ele deve passar durante toda sua execução.
Essas fases são definidas pela organização ou pelo gerente de projetos, de acordo com os aspectos organizacionais, setor ou tecnologia disponível.
É possível mapear 4 fases comuns a todos os ciclos de vida:
1. Início do projeto
Como o próprio nome já diz, o início do projeto é quando ele começa a ser definido e traçado. É nesse momento em que os motivos e objetivos são determinados; as possibilidades e restrições analisadas. Além disso, é importante determinar os recursos que serão necessários ao longo do projeto.
2. Organização e preparação
Aqui é necessário coletar as informações, estipular os custos, determinar os setores responsáveis por cada parte e elaborar o cronograma, tendo sempre os prazos bem definidos.
Essa fase necessita de muitos dados, como documentações, cálculos de custos, definição dos materiais etc. Ou seja, preparar e deixar tudo pronto para que o projeto possa ser iniciado.
3. Execução
Ainda que todos os planos sobre o projeto estejam revisados e adequados ao intuito principal, imprevistos podem acontecer. Quando esses imprevistos surgem, é necessário efetuar uma análise mais precisa das causas e reestruturar o planejamento.
Além disso, a fase da execução é também a fase do monitoramento. Portanto, esteja sempre atento sobre os empecilhos e adversidades que podem surgir durante o andamento do projeto.
Monitorar o projeto e mensurá-lo a partir de indicadores de desempenho é essencial para que, caso surja um imprevisto, você saiba modificar o rumo do projeto de maneira correta.
4. Encerramento
Após realizar todas as etapas anteriores, o projeto é concluído. É aqui o momento de entregar ao cliente e fazer uma reunião para passar o feedback.
Ao fazer essa análise sobre tudo que foi realizado durante a execução, os integrantes da equipe terão maior noção sobre o envolvimento e estarão mais aptos para os próximos projetos.
Com essa estrutura definida, é possível mapear e gerenciar todas as atividades estabelecidas no início.
As 10 áreas de gerenciamento de um projeto
As áreas de gerenciamento foram definidas pelo Project Management Institute (PMI) para facilitar o agrupamento de processos, ferramentas e técnicas comprovadamente eficientes quando utilizadas no gerenciamento de projetos.
A função dessas áreas é aumentar a probabilidade de sucesso do projeto e orientar as melhores práticas nas 10 áreas distintas. São elas:
1. Gerenciamento de Escopo
A função do gerenciamento de escopo é garantir que todas as entregas, requisitos e objetivos do projeto sejam atendidos por meio da organização das atividades designadas.
2. Gerenciamento do Cronograma
O gerenciamento do cronograma serve para assegurar que os prazos previstos não sejam ultrapassados. Afinal, o cronograma traz uma visão geral das atividades e das relações entre elas, além de mostrar os prazos das atividades e o prazo final.
3. Gerenciamento de Custos
No gerenciamento de custos é feita a soma das despesas necessárias para executar e finalizar o projeto. É interessante avaliar as vantagens financeiras com o alcance do objetivo inicial e determinar a viabilidade do projeto.
4. Gerenciamento de Qualidade
Aqui se tem o objetivo de determinar critérios objetivos para avaliar as entregas e a qualidade dos projetos. Por exemplo: identificar os padrões, requisitos e objetivos que o projeto precisa para garantir sua execução.
5. Gerenciamento dos Recursos
O gerenciamento dos recursos necessários para a execução do projeto é responsável por:
- Planejar o gerenciamento dos recursos: documentação e definição da gestão dos recursos;
- Estimar os recursos das atividades: estimativa de quais recursos serão necessários, desde materiais até recursos humanos;
- Adquirir recursos;
- Desenvolver a equipe: promover treinamentos e desenvolvimentos para capacitar a equipe envolvida;
- Gerenciar a equipe: dar feedbacks, realizar reuniões de alinhamentos e buscar soluções coletivas para os problemas;
- Controlar os recursos: acompanhar a utilização e comparar com o que foi planejado.
6. Gerenciamento de Comunicações
A principal atribuição do gerenciamento de comunicações é integrar as diversas partes envolvidas, superar as dificuldades culturais e alinhar os interesses de cada um com o objetivo do projeto.
Muito gerentes afirmam que boa parte do sucesso de um projeto depende de uma boa gestão de comunicação, com estratégias definidas para gerar, organizar, armazenar e distribuir as informações de maneira eficiente.
7. Gerenciamento de Riscos
O gerenciamento de riscos é a prevenção dos acontecimentos negativos que possam impactar o projeto de alguma maneira. Esse planejamento busca antecipar respostas para pontos vulneráveis do projeto.
8. Gerenciamento de Aquisições
Terceirizar, comprar produtos, requisitar serviços especializados e qualquer outra tarefa que envolva as tratativas comerciais não relacionadas ao projeto tem responsabilidade do gerenciamento de aquisições. Determinar o que será adquirido, conduzir aquisições, gerenciar relações etc.
9. Gerenciamento de Stakeholders
Para o projeto ser um sucesso, não basta apenas gerenciar a comunicação com os stakeholders. É preciso criar estratégias para engajar mais e diminuir as possíveis resistências. Os stakeholders podem ser os patrocinadores, os usuários-chave, clientes e parceiros. As tarefas dessa gerências são:
- Identificar as partes interessadas, quais seus interesses e o impacto de seu envolvimento no projeto;
- Definir estratégiaspara ampliar o engajamento e diminuir as resistências dos stakeholders;
- Atender às necessidades dos interessadospor meio de interações;
- Controlar o relacionamento dos stakeholderscom o projeto para evitar riscos.
10. Gerenciamento da Integração
Por último, mas não menos importante, o gerenciamento da integração do projeto agrega, sintetiza e alinha todas as demais áreas citadas acima.
A função dessa área é assegurar que os problemas sejam solucionados antes de se tornarem críticos. Além disso, garantir que as mudanças ocorram conforme as decisões iniciais do projeto e que todos os envolvidos fiquem cientes das possíveis alterações para garantir o alcance dos objetivos.
Um projeto bem desenvolvido pode ajudar a organização a tomar rumos diferentes e alçar voos maiores, mas isso irá depender da forma que implementam as metodologias disponíveis. Então, como escolher a metodologia certa para a sua empresa?
É necessário ter uma compreensão mais profunda sobre cada uma delas, entender a cultura organizacional da sua empresa e aí sim escolher a que melhor se encaixa. Esse é o primeiro passo para o sucesso.
Roberto Gil Espinha
Fonte:https://artia.com/blog/gerenciamento-de-projetos/#:~:text=O%20gerenciamento%20de%20projetos%20%C3%A9,dos%20projetos%20em%20uma%20organiza%C3%A7%C3%A3o.
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